В настоящее время, в России активно происходит распространение электронного документооборота, который предполагает, что цифровой вариант документа будет обладать такой же юридической силой, как и его бумажная версия. Электронный документооборот позволяет увеличить количество государственных услуг предоставляемых в электронном виде, и максимально сократить сроки предоставления государственных услуг.
При этом, у граждан и юридических лиц нередко возникает необходимость перевода документа из одной формы хранения данных в другую: из бумажной в электронную или обратно. Важно, чтобы после такого перевода сохранялась юридическая значимость документа — простого сканирования или распечатывания недостаточно. Поэтому введена процедура удостоверения равнозначности электронного и бумажного документов. С ее помощью устанавливается тождество цифрового и бумажного вариантов.
Лицом, уполномоченным устанавливать тождественность, является нотариус.
Удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе означает подтверждение тождественности содержания изготовленного нотариусом электронного документа содержанию документа, представленного нотариусу на бумажном носителе. Изготовленный нотариусом электронный документ имеет ту же юридическую силу, что и документ на бумажном носителе, равнозначность которому удостоверена нотариусом.
Удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу означает подтверждение тождественности содержания представленного нотариусу электронного документа содержанию изготовленного нотариусом документа на бумажном носителе. Изготовленный нотариусом документ на бумажном носителе имеет ту же юридическую силу, что и электронный документ, равнозначность которому удостоверена нотариусом.
Не допускается удостоверение равнозначности электронного документа документу на бумажном носителе в отношении сделок, заключенных в простой письменной форме, а также документов, удостоверяющих личность.
Для удостоверения равнозначности нотариусу могут быть предоставлены выписки из ЕГРН, свидетельства ИНН, ОГРН и другие документы. Также нотариус может сохранить на USB-, CD- либо DVD-носителе либо выслать по электронной почте электронные документы, созданные на основе документов в бумажном виде.
За удостоверение равнозначности документа на бумажном носителе электронному документу или электронного документа документу на бумажном носителе взимается нотариальный тариф.
